شرح واجهة برنامج Microsoft Word 365 للمبتدئين والتعرف على أهم الأدوات والإعدادات
يُعد برنامج Microsoft Word واحدًا من أهم برامج معالجة النصوص التي لا غنى عنها على أي جهاز كمبيوتر، سواء كنت طالبًا أو موظفًا أو صاحب عمل. فنحن نستخدمه بشكل يومي في كتابة الأبحاث والتقارير والمستندات والسير الذاتية وغيرها من الأعمال المكتبية.
ومع تطور التكنولوجيا وانتشار الذكاء الاصطناعي، تطورت برامج مايكروسوفت أوفيس بشكل كبير، وأصبحت شركة مايكروسوفت تقدم مجموعة تطبيقاتها المكتبية تحت اسم Microsoft 365، والتي توفر للمستخدم مجموعة من الأدوات الحديثة، بالإضافة إلى خدمات التخزين السحابي والتعاون بين أكثر من شخص على المستند نفسه.
في هذا المقال سنتعرف على برنامج Microsoft Word 365، والفرق بينه وبين الإصدارات القديمة، ثم نستعرض الواجهة الرئيسية للبرنامج وأهم الأدوات والإعدادات التي يحتاج إليها كل مبتدئ.
أولًا: ما الفرق بين Microsoft Office وMicrosoft 365؟
في الماضي، كان المستخدم يشتري نسخة من برامج Microsoft Office، مثل Office 2010 أو Office 2016، ويقوم بتثبيتها على جهاز الكمبيوتر باستخدام أسطوانة أو ملف تثبيت.
وكانت هذه النسخ تظل تعمل على الجهاز، ولا يحصل المستخدم على المميزات والتحديثات الرئيسية للإصدارات الجديدة إلا عند الانتقال إلى إصدار أحدث.
أما الآن، فقد قدمت مايكروسوفت خدمة Microsoft 365، التي تتيح للمستخدم الوصول إلى مجموعة برامجها المكتبية، مثل:
Microsoft Word: لإنشاء المستندات وتحرير النصوص.
Microsoft Excel: لإنشاء الجداول الإلكترونية وإجراء العمليات الحسابية.
Microsoft PowerPoint: لإنشاء العروض التقديمية.
OneDrive: لحفظ الملفات والتخزين السحابي.
وتوفر Microsoft 365 مجموعة من المميزات الإضافية، مثل المزامنة السحابية والتعاون بين المستخدمين وبعض إمكانيات الذكاء الاصطناعي، وفقًا لنوع الاشتراك والخطة المتاحة.
وتعتمد الخدمة على نظام الاشتراك، سواء كان شهريًا أو سنويًا، بدلًا من شراء نسخة تقليدية لمرة واحدة.
ثانيًا: الفرق بين واجهة Word 2010 وWord 365
إذا كنت قد تعاملت من قبل مع برنامج Word 2010، فمن المؤكد أنك تعرف الواجهة التقليدية للبرنامج، والتي كانت بسيطة وسهلة الاستخدام.
فعند فتح Word 2010 تظهر أمامك صفحة العمل، وتستطيع البدء في كتابة النصوص وتنسيقها باستخدام القوائم والأدوات الموجودة أعلى البرنامج.
لكن مع ظهور الإصدارات الحديثة، مثل Word 2016 وWord 2019 وWord 2021 وWord 2024، وصولًا إلى Word 365، حدثت تغييرات وتطويرات عديدة في شكل الواجهة والأدوات المتاحة.
تختلف بعض الأدوات والمميزات حسب إصدار البرنامج ونوع الاشتراك.
ومن أبرز التطورات التي جاءت مع Microsoft 365:
إضافة مميزات مرتبطة بالذكاء الاصطناعي.
إمكانية حفظ الملفات على OneDrive.
سهولة مشاركة المستندات مع الآخرين.
إمكانية العمل الجماعي على المستند نفسه.
الحصول على تحديثات ومميزات جديدة وفقًا لخطة الاشتراك.
وعلى الرغم من هذه التغييرات، فإن الكثير من الأدوات الأساسية، مثل تنسيق الخطوط والفقرات وإدراج الجداول والصور، ما زالت موجودة في الإصدارات الحديثة.
ثالثًا: بدء العمل على برنامج Word 365
عند تشغيل برنامج Word 365، تظهر أمامك الشاشة الرئيسية التي تتيح لك إنشاء مستند جديد أو فتح مستند سابق.
ومن أهم الخيارات الموجودة في هذه الشاشة:
1. القوالب الجاهزة More Templates
يتيح لك البرنامج استخدام مجموعة كبيرة من القوالب الجاهزة التي تساعدك على إنشاء مستندات احترافية دون الحاجة إلى تصميم كل شيء من البداية.
ومن أمثلة هذه القوالب:
قوالب السيرة الذاتية CV.
قوالب الإعلانات.
قوالب الكتيبات والمنشورات.
قوالب التقارير.
قوالب الخطابات والمراسلات.
كل ما عليك هو اختيار القالب المناسب، ثم البدء في تعديل النصوص والصور والبيانات الموجودة بداخله.
2. مستند فارغ Blank Document
إذا كنت تريد البدء من صفحة بيضاء دون استخدام أي قالب جاهز، يمكنك اختيار Blank Document.
وبمجرد الضغط عليه، يفتح البرنامج مستندًا جديدًا تستطيع الكتابة بداخله وتنسيقه بالطريقة التي تناسبك.
وهذا هو الخيار التقليدي الذي اعتاد عليه معظم مستخدمي برنامج Word في الإصدارات السابقة.
رابعًا: التعرف على الواجهة الرئيسية لبرنامج Word 365
بعد فتح مستند جديد، تظهر أمامك الواجهة الرئيسية للبرنامج، والتي تحتوي على مجموعة من الأشرطة والأدوات التي تساعدك على تنفيذ مختلف المهام.
دعنا نتعرف على هذه الأجزاء بالتفصيل.
1. شريط الوصول السريع Quick Access Toolbar
يوجد في الجزء العلوي من البرنامج شريط يسمى Quick Access Toolbar، أي شريط الوصول السريع.
والهدف من هذا الشريط هو توفير اختصارات للأوامر التي تستخدمها باستمرار، حتى تتمكن من الوصول إليها دون الحاجة إلى البحث عنها داخل القوائم المختلفة.
ومن أهم الأدوات التي يمكن إضافتها إليه:
New: لإنشاء مستند جديد.
Save: لحفظ المستند.
Undo: للتراجع عن آخر إجراء.
Redo: لإعادة تنفيذ الإجراء الذي تراجعت عنه.
ويمكنك تخصيص هذا الشريط بسهولة من خلال الضغط على السهم الصغير الموجود بجواره، لتظهر قائمة بالأوامر التي تستطيع إضافتها أو إزالتها.
فعلى سبيل المثال، إذا كنت تنشئ مستندات جديدة باستمرار، يمكنك إضافة أمر New إلى شريط الوصول السريع، وبذلك تستطيع فتح مستند جديد بضغطة واحدة.
2. خاصية الحفظ التلقائي AutoSave
من المميزات المهمة في Microsoft 365 وجود خاصية AutoSave، والتي تسمح بحفظ التعديلات التي تجريها على المستند تلقائيًا، عند العمل على ملف محفوظ في موقع سحابي مدعوم مثل OneDrive.
وتساعدك هذه الخاصية على تقليل احتمالية فقدان التعديلات التي أجريتها على المستند.
لكن يجب الانتباه إلى أن الحفظ التلقائي لا يعني الاستغناء عن الحفظ المحلي أو الاحتفاظ بنسخة احتياطية عند الحاجة، خاصة إذا كنت تعمل على ملفات مهمة.
3. اسم المستند Document Name
يوجد في الجزء العلوي اسم الملف الذي تعمل عليه.
وعند إنشاء مستند جديد، يعطيك البرنامج اسمًا افتراضيًا مثل Document1 أو مستند1.
ويمكنك تغيير هذا الاسم إلى اسم يعبر عن محتوى الملف، حتى يسهل عليك العثور عليه لاحقًا.
4. البحث Search
تُعد خاصية البحث من الأدوات المهمة في Word 365، خاصة عندما تتعامل مع مستندات كبيرة تحتوي على عدد كبير من الصفحات.
وتساعدك هذه الخاصية في الوصول إلى الأوامر والأدوات التي لا تعرف مكانها داخل قوائم البرنامج.
على سبيل المثال، إذا كنت تريد إدراج نموذج ثلاثي الأبعاد 3D Model داخل المستند، ولكنك لا تعرف مكان الأمر، يمكنك كتابة 3D في مربع البحث.
سيعرض لك البرنامج الأمر المناسب، ويمكنك الضغط عليه للوصول إلى الأداة المطلوبة مباشرة.
وبدلًا من البحث داخل قوائم File وInsert وDesign وغيرها، يمكنك استخدام مربع البحث للوصول إلى الأمر بسرعة.
كما يمكنك استخدام البحث للعثور على كلمة معينة داخل المستند، فإذا كان لديك تقرير مكون من 20 صفحة وتريد الوصول إلى كلمة محددة، اكتبها في مربع البحث ليعرض لك أماكن ظهورها.
5. أزرار التحكم في نافذة البرنامج
في أعلى يمين نافذة Word توجد أزرار التحكم المعتادة الموجودة في معظم برامج Windows، ومنها:
Minimize: لتصغير نافذة البرنامج إلى شريط المهام.
Maximize: لتكبير النافذة.
Restore Down: لإعادة النافذة إلى حجمها السابق.
Close: لإغلاق البرنامج.
وتساعدك هذه الأزرار على التحكم في حجم نافذة البرنامج وطريقة ظهورها على الشاشة.
خامسًا: التعرف على القوائم الرئيسية في Word 365
في الإصدارات القديمة، اعتدنا على التعامل مع القوائم الموجودة أعلى البرنامج، مثل Home وInsert وDesign.
وفي الإصدارات الحديثة، ما زالت هذه القوائم موجودة، لكنها تظهر ضمن تبويبات الشريط الرئيسي، ويحتوي كل تبويب على مجموعة من الأدوات المرتبطة بوظيفة معينة.
فعلى سبيل المثال، عند الضغط على تبويب Home تظهر مجموعة من الأدوات الخاصة بتنسيق النصوص والفقرات.
ومن أهم هذه الأدوات:
1. مجموعة الخطوط Font
تتيح لك مجموعة Font التحكم في شكل النص الذي تكتبه داخل المستند.
ومن خلالها تستطيع:
تغيير نوع الخط.
تكبير حجم الخط أو تصغيره.
تغيير لون الكتابة.
جعل النص عريضًا Bold.
جعل النص مائلًا Italic.
وضع خط أسفل النص Underline.
فإذا كتبت عنوانًا داخل المستند، يمكنك تحديده ثم اختيار نوع الخط المناسب وتغيير حجمه ولونه حتى يظهر بشكل واضح ومميز.
2. مجموعة تنسيق الألوان
يمكنك تغيير لون النص من خلال أداة Font Color.
وتتيح لك اختيار ألوان مختلفة، مثل الأسود والأحمر والأزرق والأخضر وغيرها.
وتُستخدم هذه الخاصية للتمييز بين العناوين والنصوص العادية أو لإبراز الكلمات المهمة داخل المستند.
3. تبويب Insert
يحتوي تبويب Insert على مجموعة من الأدوات التي تساعدك على إضافة عناصر مختلفة إلى المستند، مثل:
الصور.
الجداول.
الأشكال الهندسية.
الرموز.
الروابط.
النماذج ثلاثية الأبعاد.
وكل تبويب من تبويبات البرنامج يحتوي على مجموعة من الأدوات التي سنتعرف عليها بالتفصيل عند شرح استخدام Word 365.
سادسًا: شريط الحالة Status Bar
يوجد في الجزء السفلي من نافذة Word شريط يسمى Status Bar، أو شريط الحالة.
ويعرض هذا الشريط مجموعة من المعلومات المهمة عن المستند الذي تعمل عليه.
ومن أبرز هذه المعلومات:
1. رقم الصفحة Page Number
يعرض لك عدد الصفحات الموجودة في المستند والصفحة التي تعمل عليها حاليًا.
فعلى سبيل المثال، إذا كان المستند يحتوي على أربع صفحات، وكنت تعمل على الصفحة الأولى، فستظهر لك معلومات توضح أنك في الصفحة الأولى من إجمالي أربع صفحات.
2. عدد الكلمات Word Count
يعرض البرنامج عدد الكلمات الموجودة داخل المستند.
فعلى سبيل المثال، إذا كتبت فقرة تحتوي على 50 كلمة، فسيظهر لك عدد الكلمات في شريط الحالة.
وهذه الخاصية مفيدة جدًا عند كتابة الأبحاث والتقارير والمقالات التي تتطلب عددًا معينًا من الكلمات.
3. التعاون ومشاركة المستندات
من المميزات الموجودة في Microsoft 365 إمكانية مشاركة المستند مع أشخاص آخرين، بحيث يستطيع أكثر من مستخدم العمل على الملف نفسه.
فعلى سبيل المثال، إذا كنت تعمل على تقرير مع زميل لك، يمكنك مشاركة المستند معه، ليتمكن كل منكما من إضافة التعديلات والعمل على الملف نفسه.
وتظهر بعض المعلومات المتعلقة بالمستخدمين المشاركين في المستند.
وتعتمد هذه الإمكانية على حفظ الملف في خدمة سحابية مدعومة وتفعيل صلاحيات المشاركة المناسبة.
4. التدقيق الإملائي والنحوي
يوفر Word أدوات تساعدك على اكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية الموجودة داخل المستند.
فعندما تكتب كلمة بطريقة غير صحيحة، قد يظهر أسفلها خط يشير إلى وجود خطأ يحتاج إلى المراجعة.
ويمكنك الضغط على الكلمة لمعرفة الاقتراحات التي يقدمها البرنامج لتصحيحها.
وتختلف دقة التدقيق حسب اللغة المثبتة وإعدادات التحرير المتاحة.
5. لغة الكتابة Language
يتيح لك البرنامج معرفة لغة التحرير المستخدمة حاليًا، مثل العربية أو الإنجليزية.
وتُعد هذه الخاصية مهمة حتى يتمكن البرنامج من تطبيق قواعد التدقيق الإملائي والنحوي المناسبة للغة التي تكتب بها.
6. المساعدة في الكتابة Text Predictions
توجد في بعض إصدارات Word 365 خاصية تساعد المستخدم أثناء الكتابة من خلال اقتراح الكلمات أو العبارات التالية اعتمادًا على النص الذي يكتبه.
وتساعد هذه الميزة على تسريع عملية الكتابة، خاصة عند التعامل مع العبارات المتكررة.
7. إمكانية الوصول Accessibility
يوفر Word أدوات لفحص إمكانية الوصول إلى المستند، بهدف التأكد من أن محتواه مناسب للأشخاص الذين يستخدمون التقنيات المساعدة، مثل برامج قراءة الشاشة.
وتساعد هذه الأدوات على اكتشاف بعض المشكلات التي قد تجعل قراءة المستند أو التعامل معه أكثر صعوبة بالنسبة لبعض المستخدمين.
سابعًا: التحكم في طريقة عرض المستند View
يوفر Word 365 أكثر من طريقة لعرض المستند، ويمكنك الاختيار بينها حسب طبيعة العمل الذي تقوم به.
ومن أهم طرق العرض:
1. Print Layout
تُعد هذه الطريقة هي العرض التقليدي الذي يظهر فيه المستند بالشكل القريب من صورته عند الطباعة.
وتظهر حدود الصفحات والمسافات بينها، مما يساعدك على معرفة شكل المستند النهائي.
2. Web Layout
تتيح لك هذه الطريقة عرض المستند بطريقة تشبه صفحات الويب.
وفي هذا الوضع قد لا تظهر حدود الصفحات بالطريقة المعتادة، ويصبح التركيز على عرض المحتوى بشكل متصل.
3. Read Mode
تُستخدم هذه الطريقة عندما تريد قراءة المستند دون الانشغال بأدوات التحرير الكثيرة.
حيث يقوم البرنامج بتوفير مساحة أكبر لعرض النص، مع تقليل ظهور بعض الأدوات التي قد تشتت انتباهك أثناء القراءة.
ويمكنك العودة مرة أخرى إلى Print Layout للرجوع إلى طريقة العرض المعتادة.
ثامنًا: التحكم في تكبير وتصغير المستند Zoom
من الأدوات المهمة الموجودة أسفل البرنامج أداة Zoom، والتي تسمح لك بالتحكم في حجم عرض المستند على الشاشة.
وتستطيع من خلالها تكبير النصوص أو تصغيرها دون تغيير حجم الخط الحقيقي داخل المستند.
فعلى سبيل المثال، إذا كان مستوى التكبير 70%، يمكنك رفعه إلى 100% أو 150% أو 200% حسب احتياجك.
ويمكنك التحكم في التكبير والتصغير بأكثر من طريقة:
تحريك مؤشر Zoom إلى اليمين للتكبير.
تحريك المؤشر إلى اليسار للتصغير.
الضغط على نسبة التكبير الحالية وكتابة النسبة التي تريدها.
كما يوفر البرنامج مجموعة من خيارات العرض الجاهزة، ومنها:
1. One Page
يعرض صفحة واحدة كاملة على الشاشة.
2. Multiple Pages
يسمح بعرض أكثر من صفحة في الوقت نفسه.
وهذه الخاصية مفيدة عندما تريد مراجعة مجموعة من الصفحات ومقارنة محتواها دون الانتقال بينها صفحة بعد الأخرى.
3. Page Width
يقوم بتكبير عرض المستند بحيث يتناسب عرض الصفحة مع مساحة نافذة البرنامج.
4. Text Width
يركز على عرض مساحة النص، مما يساعد على تكبير الكتابة وقراءتها بشكل أوضح.
5. Whole Page
يعرض الصفحة بالكامل داخل نافذة البرنامج.
ويمكنك تجربة هذه الخيارات واختيار الوضع الأنسب لك حسب طبيعة المستند وحجم الشاشة.
تاسعًا: تغيير لغة واجهة برنامج Word 365 إلى العربية
من المشكلات التي تواجه بعض المستخدمين أن واجهة البرنامج تظهر باللغة الإنجليزية، بينما يفضلون التعامل مع القوائم والأوامر باللغة العربية.
ويوفر Word إمكانية تغيير لغة واجهة البرنامج، ويمكنك القيام بذلك من خلال الخطوات التالية:
افتح برنامج Word.
اضغط على قائمة File.
اختر Options.
من النافذة التي تظهر أمامك اختر Language.
ابحث عن اللغة العربية ضمن لغات العرض المتاحة.
حدد اللغة العربية.
اضغط على Move Up لجعلها اللغة الأساسية في واجهة البرنامج، إذا كان الخيار متاحًا.
اضغط على OK لحفظ التغييرات.
قد تحتاج إلى تثبيت حزمة اللغة العربية إذا لم تكن موجودة بالفعل.
وبعد ذلك أغلق البرنامج وأعد تشغيله حتى تظهر الواجهة باللغة العربية.
ستلاحظ أن أسماء القوائم والأوامر أصبحت باللغة العربية، مثل:
File: ملف.
Home: الشريط الرئيسي.
Insert: إدراج.
Design: تصميم.
Layout: تخطيط.
وبذلك تستطيع التعامل مع البرنامج باللغة التي تفضلها.
عاشرًا: تغيير لغة التدقيق الإملائي والنحوي
هناك فرق مهم بين لغة واجهة البرنامج ولغة التحرير والتدقيق الإملائي.
فلغة الواجهة هي اللغة التي تظهر بها القوائم والأوامر، أما لغة التحرير فهي اللغة التي تستخدمها أثناء كتابة النصوص.
فقد تكون واجهة Word باللغة الإنجليزية، بينما تكتب المستندات باللغة العربية، أو العكس.
ولإضافة لغة جديدة للتدقيق الإملائي والنحوي، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
افتح قائمة File.
اختر Options.
انتقل إلى Language.
ابحث عن قسم Office Authoring Languages and Proofing.
اضغط على Add a Language.
اختر اللغة التي تريد إضافتها.
اتبع التعليمات الخاصة بتثبيت أدوات التدقيق إذا كانت مطلوبة.
يمكنك إضافة اللغة العربية واللغة الإنجليزية، حتى يتمكن البرنامج من التعرف على النصوص المكتوبة بكل منهما وتقديم اقتراحات التصحيح المناسبة.
كما يوفر البرنامج خيارات متعددة للغة العربية حسب الدولة أو المنطقة، مثل العربية المصرية والعربية السعودية والعربية الإماراتية وغيرها.
ومن المهم التأكد من تحديد لغة التدقيق المناسبة للنص الذي تكتبه، حتى تعمل أدوات المراجعة بشكل صحيح.
خاتمة
في هذا المقال تعرفنا على برنامج Microsoft Word 365، والفرق بينه وبين الإصدارات القديمة من Microsoft Office، كما استعرضنا الشاشة الرئيسية للبرنامج وأهم الأدوات الموجودة بها.
وتعرفنا على شريط الوصول السريع، وخاصية الحفظ التلقائي، وأداة البحث، والقوائم الرئيسية، وشريط الحالة، وطرق عرض المستند، بالإضافة إلى كيفية التحكم في التكبير والتصغير وتغيير لغة واجهة البرنامج ولغة التدقيق الإملائي.
وبالطبع، ما زال هناك الكثير من الأدوات والإمكانيات التي يوفرها برنامج Word، والتي سنتعرف عليها بالتفصيل في الدروس القادمة.
وإذا كنت ترغب في تعلم برنامج Word من البداية وحتى الاحتراف، أو تستعد للحصول على شهادة ICDL، فيمكنك متابعة سلسلة الشروحات القادمة، حيث سنتناول كل أداة ووظيفة داخل البرنامج بصورة عملية ومبسطة، حتى تتمكن من استخدامه في الدراسة والعمل وإنجاز مختلف المهام المكتبية.
